McDonald’s ne fait pas les meilleurs hamburgers, mais il est le leader mondial. Uber, la plus grande entreprise de transport au monde, ne détient aucun véhicule et Airbnb, la plus grande société d’hébergement au monde, ne détient aucun immeuble.
Qu’ont en commun ces entreprises? Elles ont développé des systèmes ultra performants.
Ramenons-nous au contexte immobilier. L’investisseur immobilier se doit de systématiser ses opérations le plus tôt possible afin de structurer son entreprise et d’en favoriser l’expansion.
- Libérer du temps et de l’énergie;
- Acheter plus d’immeubles;
- Se libérer l’esprit, réduire le stress;
- Jouir d’une meilleure qualité de vie;
- S’assurer une meilleure rétention de locataires, d’employés, de sous-traitants et de fournisseurs;
- Améliorer le service à la clientèle aux locataires et ainsi favoriser les augmentations du prix de location qui ajoutent de la valeur à vos immeubles;
- Systématiser les tâches récurrentes et les étapes du processus telles que la collecte de loyers, le marketing et les publicités, la signature des baux et la comptabilité, pour ne nommer que celles-ci.
Prenez le temps d’avoir une vue d’ensemble, de définir les flux de travail ainsi que la séquence optimale dans laquelle les opérations doivent être exécutées.
Regardons-les en détail.
1.Systématiser sa prospection
Comme la prospection exige beaucoup de suivis, vous devrez vous munir d’outils qui faciliteront la gestion de tous vos contacts. Les outils tels que les CRM (Customer Relationship Management) permettent de gérer vos contacts, mais également vos tâches, votre calendrier et vos courriels.
De plus, vous pouvez utiliser des sites tels que monprospecteur.ca et jlr.ca pour valider rapidement les informations des propriétés que vous prospectez. Vous sauverez un temps précieux. Pensez à créer vos alertes sur ces sites afin de faire travailler les outils 24/24.
2.Systématiser sa gestion et son administration
Les logiciels de gestion immobilière et les systèmes comptables permettront de mieux soutenir la croissance de votre entreprise. Tentez de diminuer le temps d’entrée de données grâce à des logiciels de gestion immobilière tels que Proprio Expert de Magex Technologies. Ce dernier permet entre autres de produire en série, avec des champs personnalisés pour chacun des locataires, des documents tels que les avis de reconduction, les relevés 31 et même les baux électroniques. Votre fin d’année financière sera également facilitée.
Réduisez les communications énergivores avec vos locataires. Nous désirons connaître les faits et non pas écouter des histoires parfois interminables. Les faits ne prennent que quelques secondes lorsque dirigés à notre boîte vocale. Des appels futiles de quelques minutes avec certains locataires sont monnaie courante en gestion d’immeuble.
Or, si vous recevez des dizaines, voire des centaines d’appels de ce genre par mois, cela représente plusieurs heures non productives et sans aucune valeur ajoutée.
Laissez travailler votre boîte vocale, écoutez les messages plutôt que de prendre les appels et intervenez lors de situations réellement nécessaires. Gardez le contrôle de vos communications!
Un autre exemple de systématisation est la transmission d’un courriel de façon automatisée lorsqu’un locataire emménage dans votre immeuble. D’autres courriels peuvent être programmés pour envoyer le règlement de l’immeuble, le lien pour s’abonner à Hydro Québec et faire part des ressources pertinentes au bon fonctionnement ainsi que les informations relatives à l’immeuble.
Les signatures électroniques, pour leur part, réduisent l’impression, la numérisation de documents et les déplacements. Une autre belle économie de temps.
3.Systématiser son marketing
Il existe des logiciels aidant à afficher les annonces de location tels que Kijiji Annonces Repost équipement. Une petite recherche vous permettra de trouver cette extension de Chrome.
Le logiciel de gestion Domum Link permet pour sa part de publier automatiquement et en simultané vos annonces sur dix sites d’annonces. Toujours dans le même esprit, le site Kangalou.ca de la CORPIQ se veut fort utile et gagne en popularité.
Le CRM que vous utilisez pour la prospection immobilière peut aussi servir à relancer vos locataires potentiels par l’entremise d’envois préprogrammés, ce qui est un excellent moyen de réduire votre taux d’inoccupation!
4.Systématiser son système bancaire
Revenus
Les virements Interac, les dépôts numériques de chèques et les prélèvements bancaires sont des outils désormais très répandus et d’une utilité évidente. Les déplacements des locataires comme du locateur sont ainsi minimisés.
Dépenses
Relativement aux paiements des fournisseurs, les virements électroniques évitent encore une fois bien des déplacements. Si votre adjoint(e) se charge de votre comptabilité, par exemple, il ou elle pourra préparer une liste de paiements que vous n’aurez qu’à approuver.
Comptabilité
Des logiciels comptables se synchronisent avec vos comptes bancaires ce qui permet l’entrée de données automatisée. Il est également possible de créer des règles qui classent automatiquement les transactions récurrentes. QuickBooks est un excellent logiciel répondant à ces besoins.
5.Investissez à trois pieds de vous!
Les outils informatiques performants vous permettent de réduire les pertes de temps. En voici quelques-uns :
- Une imprimante Wi-Fi peut recevoir des commandes d’impression, peu importe l’endroit où vous vous trouvez.
- Une plieuse permet de plier une lettre par seconde, ce qui est très utile si vous faites des envois de masse.
- Un compteur à billets de banque, lorsque certains locataires paient en argent, comptabilise les montants de vos dépôts en quelques secondes.
- Un numériseur ultra performant tel que le modèle ScanSnap de Fujitsu peut numériser un grand volume de feuilles en peu de temps et vous créer un environnement sans papier. Vous aurez alors accès à votre bureau où que vous soyez.
- Une montre intelligente permet de minimiser le temps de capture de notes ou de prendre connaissance de vos notifications.
Nous avons tous les outils à notre disposition
Grâce aux progrès technologiques, nous possédons de puissants outils qui, utilisés intelligemment, permettent de s’organiser et de systématiser plusieurs tâches.
L’application Rappel sur iPhone peut déterminer un lieu en particulier en tant qu’élément déclencheur d’un rappel. Cette fonction est très utile lorsque vous arrivez dans vos immeubles, car elle permet de vous rappeler automatiquement les tâches et vérifications qui y sont associées.
Lors de signatures de baux et de rédaction d’offres d’achat, les applications de raccourcis de texte permettent d’écrire des abréviations plutôt que d’écrire au long son nom, son numéro de téléphone, ses adresses courriel, son adresse personnelle, l’adresse de ses immeubles.
La saisie vocale est très efficace pour noter rapidement les idées qui vous viennent à l’esprit en roulant ou pour rédiger des textos et/ou des courriels.
Fini le temps perdu à récupérer des mots de passe oubliés! Un gestionnaire de mots de passe permet de générer et de sécuriser des mots de passe qui sont pratiquement impossibles à déchiffrer. Lastpass est excellent, mais il en existe plusieurs autres que vous pouvez utiliser.
Se dupliquer et définir son taux horaire
La systématisation est un levier incontestable qui permet d’optimiser l’utilisation des 168 heures par semaine dont nous disposons tout un chacun. Un bon système demande de l’investissement de temps et d’argent lors de sa mise en place et, à court terme, ne semble pas rapporter. Sauver quelques minutes par jours peut sembler banal, mais tout comme l’intérêt composé, le cumul de toutes ces optimisations vous rapportera beaucoup à long terme.
Le temps libéré permettra de voir au développement de l’entreprise plutôt que de travailler dans votre entreprise. Votre temps sera utilisé pour acheter d’autres opportunités, pour optimiser vos immeubles actuels, pour acquérir de nouvelles connaissances, pour aider vos employés à se perfectionner, et surtout, pour vous épanouir comme entrepreneur immobilier.
Supposons qu’on vous offre 20 $ l’heure pour effectuer des tâches et que vous créez un système qui fera 100 % du travail pour 15 $ l’heure, combien d’heures par semaine seriez-vous prêt à prendre en charge?
Votre coach,
Yvan
